みなさまテレワークの導入は順調に進んでおりますでしょうか？
コロナの影響で、各社テレワークの準備をかなり急いでいるかと思いますが、ITの相談相手がいない、という会社様も多いので、具体的にどのようなツールを利用して進めていけば良いかをこのブログでお教えします！
テレワークとは？
テレワークとは端的に言ってしまえば、「インターネットを活用して時間や場所を特定することなく働くこと」です。
IT業界では一般的ですが、コロナ禍で上場企業をはじめとして体制を整える会社様がかなり増えてきました。
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。
また、テレワークは、ワークライフバランスの実現 、人口減少時代における労働力人口の確保、地域の活性化などへも寄与する、働き方改革実現の切り札となる働き方でもあります。
総務省「テレワークの推進」
テレワークのメリット・デメリット
テレワーク便利ですが、やはりデメリットもあります。
具体的なメリットデメリットは下記の通りです。
メリット
- 接触人数を減らしコロナ感染のリスクを低減させることができる
- 採用を地域で絞る必要がない
- 社員のライフステージに合わせることができる
デメリット
- 情報漏洩リスク
- タスクベースの仕事でない場合、仕事内容に合わない可能性がある
- 対面でないので、コミュニケーションコストが高い
最終的に対面に勝ることは絶対にありえないですが、業務フローを考慮した上で最適なバランスを見つけていくことでテレワークの導入もうまくいくことができます。
ITは週1ぐらいで顔を合わせてミーティングなど行うことが多いですが、製造した製品ありきの場合は、週の半分だけテレワーク、という方法でもかなり変わってくると思います。
※弊社の製造業のお客様は出勤する社員とテレワークの社員にわけ、コロナ感染リスクを下げるために各週交代制で運用しております。最初は問題も発生しましたが、1ヶ月が過ぎる頃には通常通りの業務体制まで持ち直すことができました。
テレワークを導入していくには？
セミナーやIT情報サイトなどに様々な情報があり、どれが正しいのかわからない、という会社様が多いと思いますが、コストを下げて早く運用していくには
- チャットツール
- クラウドストレージ
の2つを採用するだけで対応することが可能です。
実際にVertech Consultingを設立する前に4件のテレワーク案件をこなしておりましたが、チャットワークはslackもしくはチャットワークでクラウドストレージはGoogleドライブ、という組み合わせが多く、経験上このどちらかが最適だと考えています。
- slack + Googleドライブ
- チャットワーク + Googleドライブ
また、最初は100%を目指すのではなく、少しずつ初めて最後に100%にすれば良いと考えています。
チャットツール
チャットツールは代表的な例ですと下記の3つがよく使われております。
IT業界では社内外のやりとりは下記のようなチャットツールを利用されることが一般的でメールや電話を利用することはとても少ないです。
「それだと意思疎通が図れないのでは？」とお考えの方もいるかもしれませんが、チャットツールを導入することで連絡するための時間が短縮され、素早く顧客情報や資料を共有することが可能となり、社内の情報伝達に革命が起こります。
弊社もお客様に応じて3つのツールを利用しておりますが、それぞれの特徴や料金等をお伝えします。
料金：一人500円 / 月 ( 年間契約の場合 )
チャットワークは日本製のツールで、わかりにくい所が極端に少なく、「仕事版のLINE」のような手軽さがあります。実際に上場企業を含む大企業でも利用されており、信頼性も高くとにかく使いやすいです。
余計なカスタマイズは必要ないから、とにかく最低限のコストでわかりやすく！、ならチャットワーク一択です
料金：一人850円 / 月 ( 年間契約の場合 )
slackはカスタマイズ性に富んでおり、外部サービスとの連携ができることが最大の特徴です。
GoogleドライブやGithubなど、連携することができるサービスは非常に多く仕事の効率化を常に探求することが可能な反面、機能が多くこのようなツールに慣れていない場合、オーバースペックで使いこなせない可能性が非常に高いです。
社内で様々なサービスを利用していて、とにかくカスタマイズしたい！という理由があれば使っても良いかと思います。
料金：一人540円 / 月 ( 年間契約の場合 )
Office365やワード、エクセルを頻繁に利用する場合はTeamsが一番相性が良いです。
ただし、チャットワークやslackと異なり使いやすさが劣ると考えているので、上記のOffice365で既に利用でいる環境が整っている場合、以外はチャットワークを利用した方が良いと考えています。
クラウドストレージ
クラウドストレージとはワードファイルや提案資料などをパソコンのハードディスクに保存するのではなく、Googleなどが提供してるインターネット上のサーバーにファイルを保存することができる、場所のことです。
どのサービスも二段階認証等のセキュリティブロック機能があり、非常に堅牢であることが前提のサービスとなっています。
料金：一人680円 / 月
Googleは検索エンジンだけでなく、G Suiteという法人向けのサービスも提供しております。
G Suiteを活用することで、
- ドキュメント ( ワード )
- スプレッドシート (エクセル )
- スライド ( プレゼンテーション )
を利用することも可能です。
※マイクロソフト製品とは異なり、ドキュメントやスプレッドシートは複数人で同時に編集することが可能なので、ミーティングで全員が一つのドキュメントに議事録を追加していく、なども簡単にできます。
またGoogleドライブは権限なども設定することも可能であるため、社員ごとにアクセスできる範囲を決定することも可能です。
料金：一人540円 / 月 ( 年間契約の場合 )
こちらはTeamsを含めてOne Driveも活用することが可能なので、マイクロソフト製品を利用している場合はこちらの選択肢になるかと思います。
※ただし、わかりやすさはG Suiteに劣ると考えているので、可能な限りG Suiteを利用した方が良いでしょう。
まとめ
テレワークについてはコロナの影響で4月頃からご連絡いただく機会が増えました。
「IT弱いけど、あまりコストをかけずに導入するにはどうしたらいいですか？」聞かれることが多いのですが、弊社は最低限のツール導入からはじめて少しずつ拡大していくことをお勧めしております。
社内にITに詳しい方がいれば、上記のツールを導入することで比較的簡単に開始することができますが、もしITの相談相手がいない、という場合であれば是非弊社の「IT顧問」サービスを検討してください。
月額5万円からで、その中でできることを毎月決めてお客様のIT環境を整えていく、がコンセプトになっております。
お客様の会社に伺う、もしくはWebでヒアリングを行って提案することも可能ですので、お気軽にご相談ください。
